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眾所周知，很多企業都知道要大量地宣傳自己的公司，才能獲得更多的業務量，只有少部分懂行的企業才會看準時機，大量的舉辦新聞發布會，新品發布會，參加各種展會等，這個時候如果能邀請到當地權威的記者媒體到現場采訪和后期適當的宣傳報道，定會起到事半功倍的作用。

但是，如果企業沒有一定的人脈優勢和相關經驗，像這種商業發布會是很難邀請到記者到場的，更別說后期的宣傳了，這時候就需要找專業的媒體公關公司進行相關的媒體邀請服務，接下來小編就給大家分享一下通過媒體公關公司邀請媒體記者的具體流程，以便提高大家的工作效率。

一、確定活動時間

• 提供準確的活動時間，這個時間一定要精確到時，比如2017年11月4日上午09:30，這樣媒體記者心里有個數，會根據實際情況提前出發到達現場，不至于出現遲到的現象，有人為了讓記者不遲到，把時間報早了30分甚至1個小時，這完全沒必要，一般媒體記者都會提前20分鐘左右到活動現場，時間完全充足。媒體管家（上海軟聞網絡科技有限公司）

二、確定活動地址

• 提供詳細的活動地址，地點要精確到某某酒店或者某某展位，比如廣州琶洲國際會展中心A區1.2館J19，這樣媒體記者可以直接到會場干活，而不是到某個地方后再打電話給對接人，有時候對接人一忙，或者電話調的靜音聯系不上，媒體記者只有苦等，這樣就有可能會遲到，首先這樣對媒體記者不尊重，其次還有可能會影響活動效果。
• 三、提供新聞通稿由于是商業活動，記者不負責撰稿，如果邀請網絡媒體或者報紙媒體，需要甲方提前準備正規合法的新聞通稿。網絡媒體（如，新浪網）通稿字數一般1000字左右，可以配1-3張圖片，平面媒體（如，南方都市報）一般200-300字左右。如果邀請視頻媒體（如，騰訊視頻）或者電視臺（如，廣東電視臺），需要甲方提前準備配音字幕稿還有重要人物名稱和職務。
• 四、提供媒體邀請函媒體邀請函可以是圖片形式，H5形式，甚至是文字形式，如果是自行邀請的話，媒體邀請函對記者是否來參加活動起著至關重要的作用，但今天我們講的是通過媒體公關公司邀請記者，如果以上三點都提供了，那么媒體邀請函可有可無，因為媒體公關公司是吃專業飯的，完全有這個關系和能力幫你邀請到相關記者，但前提是你的活動必須正規合法。
• 五、擬邀請媒體說出你想邀請的媒體類型（電視臺，報紙雜志，視頻媒體，網絡媒體，網紅直播，KOL），想邀請的媒體數量，讓公關公司幫你確定。如果你不熟悉有哪些媒體，不知道邀請多少合適，你可以給一個大概的預算和活動的規模人數，公關人士會根據經驗和實際情況做最合適的匹配以保證活動效果。
• 六、確定合作媒體以上信息提供給公關公司以后，一般當天就能確定好哪些媒體愿意參加活動并進行宣傳報道，這個時候就要甲方根據實際情況走合同打款確定媒體記者了，一般提前一周比較合適，因為媒體記者每天的工作都是提前安排好的，如果臨時確定，很有可能記者已經被別的企業定了而不能答應你的活動。
• 七、活動流程對接這個流程一定要提前讓記者知道，最好記者到場之后給一份流程表給記者，因為媒體記者不會全程待在活動現場，如果是有需要采訪環節的更要注意，采訪時間不要安排在活動最后，因為記者采集到所需素材之后便會離開，以免找不到記者采訪。另外，采訪還需要甲方提前提供采訪稿，以避免記者提的問題受訪人答不上的尷尬處境。
• 八、媒體到場接待如果不是特別大規模的發布會活動，媒體公關人士不會親自到場，但是會指定一個記者作為領頭人帶領其他媒體記者一并到場，甲方最好是專門派一個負責接待的人相互存下電話號碼以便及時溝通。雙方碰面后，如有其他交代可以當場協商，活動現場應為媒體記者安排座位和飲用水，媒體記者準備離開的時候最好能有一份伴手禮以增加好感，有利于后期的宣傳和合作。
• 九、活動宣傳報道活動結束以后，媒體記者回去原則上是按照甲方事先準備好的新聞通稿在對應的媒體上進行報道（電視臺播放，報紙雜志刊登，視頻上傳，網媒發稿），但也可能有部分媒體參加活動之后覺得內容或者標題和實際活動不符合，會進行適當的修改和調整并不會提前告知。另外，如甲方想要用自己拍的照片放在新聞通稿里，需提前告知公關公司和記者協商。
• 十、合作反饋匯報活動宣傳報道之后，媒體公關會對本次邀請的媒體進行宣傳報道的信息進行整理匯總給甲方。電視臺播放會提前通知甲方播放時間，讓甲方注意收看，有部分電視臺有網絡播放鏈接可提供，視頻媒體提供鏈接，網絡媒體提供新鏈接和收錄截圖，報紙/雜志媒體有部分有網絡鏈接提供，并且會寄至少一份樣報/雜志給甲方，網紅主播提供回放鏈接，KOL提供宣傳鏈接。

媒體管家上海軟聞電視臺媒體邀約資源報道播出覆蓋全國，媒體管家認為，新聞是每個企業活動第一視角的發言人，再好的商業活動也需要新聞的加持和傳播，只有保證傳播的流暢性和時效性才能把最有價值的新聞信息帶給大眾，專業的媒體邀約服務平臺可以提供媒體邀約，政企宣傳、輿情監測等服務。